1 – Définition et nature des données à caractère personnel

Lors des différentes démarches que vous engagerez auprès de l’association IAESTE France Grenoble-Alpes, que ce soit dans le but d’obtenir un stage à l’étranger ou de bénéficier des services de l’association une fois que vous ayez trouvé un stage par vos propres moyens, nous serons amenés à vous demander de nous transmettre des données à caractère personnel vous concernant. Nous désignons toutes données permettant d’identifier un individu, directement ou indirectement, et tous documents concernant un individu comme personnelles.

Dans ce cadre, nous collectons les données suivantes :

1.1 – Informations que vous nous communiquez

• Informations permettant votre identification lors de la création de votre adhésion ou de votre enregistrement pour le processus dénommé “Offre réservée” : prénom, nom, adresse e-mail, adresse postale, nationalité, date de naissance, numéro de téléphone ;
• Informations relatives à votre scolarité et votre parcours professionnel lors du processus de sélection des candidats : certificat de scolarité, relevé de notes, certificat de langue (ex: TOEIC, Bulats, Linguaskill, …), curriculum vitae, lettre de motivation ;
• Informations relatives aux remboursements lorsque nous vous remboursons certains frais que vous aviez préalablement réglés à notre demande et qui peuvent être soumis à remboursement : coordonnées bancaires (RIB/IBAN) ;
• Rapport d’expérience et photos : à la fin de votre stage il vous est demandé de nous fournir un rapport de stage témoignant de votre expérience IAESTE, dû sous peine de non remboursement de la caution, ainsi que si vous le souhaitez des photos que vous avez pu prendre.

1.2 – Informations que nous collectons automatiquement par nos outils numériques enregistrés sous le domaine iaeste-france.fr

• Informations relatives aux paiements lors du règlement des différents frais attachés aux services rendus par l’IAESTE France Grenoble-Alpes et via notre prestataire HelloAsso (www.helloasso.com) : prénom, nom, adresse e-mail, établissement scolaire dans lequel vous êtes inscrit, montant du paiement;
• Informations relatives à votre adhésion : date de début, date de fin relatives à l’offre pour laquelle vous avez souscrit;
• Informations relatives à votre stage IAESTE : date de début, date de fin, domaine du stage, référence de l’offre de stage, pays de destination, état des frais demandés (non payé, payé ou remboursé).

2 – Objet de la présente charte

La présente charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter et traiter des données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits et libertés.

Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle, ainsi qu’au Règlement Général de Protection des Données (ci-après “RGPD”).

3 – Identité du responsable de la collecte et du traitement des données à caractère personnel

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel est l’association 1901 IAESTE France, Grenoble Alpes inscrite au Répertoire National des Associations (RNA) sous le numéro W381019497, dont le siège social est situé Bâtiment Eve, 701, avenue Centrale, 38400 Saint-Martin-d’Hères (dénommée dans le cadre de la présente charte “Nous”).

4 – Collecte et traitement des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes :

• Gérer votre adhésion et vos droits qui découlent de votre adhésion<,/li>
• Gérer et suivre vos différentes candidatures,
• Vous communiquez d’éventuelles offres de stage dans le cadre d’événements particuliers (ex: l’Annual Conference) ou dans le cadre d’un partenariat établit avec votre établissement d’étude,
• Réaliser un suivi régulier lors de votre stage à l’étranger,
• Réaliser des études statistiques. Ces statistiques peuvent être demandées lors de nos démarches de demande de subvention auprès d’organismes tels que les universités, les écoles d’ingénieurs ou les collectivités.

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données à caractère personnel, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Nous vous informons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

4.1 – Cas particulier du rapport d’expérience et des photos

À la fin de votre stage nous vous demandons un court rapport d’expérience, qui peut être accompagné de photos si vous le souhaitez, afin de connaître votre ressenti sur cette expérience. Nous vous demandons de nous communiquer à quelle fins nous sommes autorisés à utiliser votre rapport d’expérience et des éventuelles photos l’accompagnant, trois options vous sont possibles :

• Choix n°1 : Vous acceptez que nous gardions votre rapport et les photos qui peuvent l’accompagner dans nos archives et que nous publions le tout ou une partie sur nos supports de marketing. Ceux-ci incluant : les réseaux sociaux, les plaquettes et flyers présentés aux entreprises et universités, les posters affichés lors de forums ainsi que sur notre site internet.
• Choix n°2 : Vous acceptez que nous gardions votre rapport et les photos qui peuvent l’accompagner dans nos archives, mais vous n’autorisez pas sa publication. Le rapport et les photos seront donc accessibles uniquement aux bénévoles de l’IAESTE France, Grenoble-Alpes.
• Choix n°3 : Vous n’acceptez pas que que nous gardions votre rapport et les photos qui peuvent l’accompagner, le rapport et les photos seront alors supprimés à la fin de la durée de conservation des données à caractère personnel. Durant cette période, le rapport et les photos pourront être accessibles uniquement par les bénévoles de l’IAESTE France, Grenoble-Alpes.

5 – Destinataire des données collectées et traitées

Les bénévoles de l’IAESTE France, Grenoble-Alpes auront accès à vos données à caractère personnel.

Nous communiquons les données à caractère personnel nécessaires, et ce par le processus de recrutement et le processus d’accueil aux membres du comité national et du comité local qui hébergent l’offre de stage et qui vous accueilleront. Nous transmettons également vos données à caractère personnel nécessaires à l’organisme, avec lequel nous sommes en relation directe et auprès duquel vous candidater pour un stage, dans le cadre d’un processus de recrutement. Le comité national et le comité local du pays hébergeant l’offre de stage pour laquelle nous avons transmis vos données à caractère personnel ainsi que l’organisme recruteur sont responsables du respect de leurs obligations légales et déclaratives (selon la législation en vigueur dans le pays où se trouve l’offre de stage) dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel qu’ils effectuent par eux-même, avec leurs propres moyens et pour leurs propres besoins. Nous sommes responsables uniquement de notre utilisation de vos données à caractère personnel.

Nous nous engageons à vérifier que la politique concernant vos données à caractère personnel d’un éventuel prestataire de service externe à l’IAESTE France, Grenoble-Alpes, soit en adéquation avec le RGPD ainsi que la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Peuvent être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, ainsi que les officiers ministériels.

En ce qui concerne le rapport d’expérience et les photos pouvant l’accompagner, les destinataires potentiels sont définis en fonction du choix que vous aurez pu faire sur leur utilisation (partie 4.1).

6 – Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou d’échanges au bénéfice de tiers, à l’exception du comité national ou local qui est responsable de l’offre de stage à laquelle vous postulez ainsi qu’à l’organisme recruteur auprès duquel vous candidatez.

Toutefois, nous vous informons que certaines de vos données peuvent être communiquées sous formes de statistiques complètement anonymisées et sous formes agrégées, c’est-à-dire dans une forme ne permettant pas de vous identifier de quelque manière que ce soit, à des organismes tels que les universités, les écoles d’ingénieurs, d’architecture, de management ou des collectivités dans le cadre d’une demande de subvention ou d’une démarche marketing. Ces mêmes statistiques anonymes peuvent être compilées dans un rapport d’activité.

7 – Durée de conservation des données à caractère personnel

7.1 – Concernant les données à caractère personnel de manière générale

Vos données à caractère personnel seront conservées un an au-delà de la durée nécessaire, c’est-à-dire 1 an jour pour jour à compter de la date de fin de la dernière adhésion ou un an après la date de fin du stage dans le cadre des offres réservées. Une fois ce délai d’un an expiré, tous les documents et photos qui vous concernent seront détruits et toutes les données à caractère personnel seront supprimées. Seules les données utilisables à des fins statistiques tout en étant anonymes et sous forme agrégée (c’est-à-dire dans une forme ne permettant pas de vous identifier de quelque manière que ce soit) seront conservées sans limite de temps.

7.2 – Concernant le rapport d’expérience et les photos pouvant l’accompagner

La durée de conservation de votre rapport d’expérience et de vos photos dépendent du choix que vous aurez pu faire sur leur utilisation (partie 4.1 de la présente charte). Si le choix que vous avez fait est le choix n°1 ou le n°2 alors nous conserverons sans limite de temps le rapport et les photos pouvant l’accompagner, tout en respectant l’utilisation à laquelle vous nous aurez autorisés par ce choix. Si votre choix est le n°3, alors la règle de conservation décrite dans la partie 7.1 de la présente charte sera appliquée.

8 – Accès à vos données à caractère personnel

Conformément à la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichier et aux libertés, ainsi qu’au RGPD, vous disposez du droit d’accéder à vos données (article 15 du RGPD) pour obtenir la communication et le cas échéant en obtenir, la rectification ou l’effacement des données (articles 16 et 17 du RGPD), à travers un accès en ligne à votre dossier. Vous pouvez également vous adresser à :

• L’équipe informatique : it@iaeste-france.fr
• Représentant.e de l’association : Vaëa TESAN (vaea.tesan@iaeste-france.fr)
• Par courrier postal : Bâtiment Eve, 701, avenue Centrale, 38400 Saint-Martin-d’Hères

Il est rappelé que toute personne peut, pour des motifs légitimes, demander la limitation au traitement des données la concernant (article 18 du RGPD) ou s’opposer audit traitement (articles 21 et 22 du RGPD).

Nous vous informerons qu’en cas de rectification ou effacement de vos données à caractère personnel, ainsi que de limitation des traitements réalisés suite à une demande de votre part, nous notifierons lesdites modifications aux personnes auxquelles nous avons communiqués vos données, à moins qu’une telle communication s’avère impossible (article 19 du RGPD).

9 – Portabilité de vos donnés personnelles

Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des services, ainsi que des données générées par nos outils numériques dans le cadre de la réalisation de nos services (article 20 du RGPD). Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

10 – Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et technique appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

11 – Consentement

Lorsque vous choisissez de communiquer vos données à caractère personnel aux fins de l’exécution des services que nous proposons par l’intermédiaire de nos différents outils numériques, vous donnez expressément votre consentement pour la collecte et le traitement de celles-ci conformément à ce qui est énoncé à la présente charte et la législation en vigueur.

12 – Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France, dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant un juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

13 – Communication relative à une violation de données à caractère personnel

Si nous constatons une faille de sécurité dans le traitement de vos données susceptibles d’entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais (article 34 du RGPD). Nous vous détaillerons à cette occasion la nature de la violation rencontrée et les mesures mises en place pour y mettre un terme.

14 – Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte. Votre utilisation de nos outils numériques suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. A défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder à aucun de nos outils numériques.

15 – Entrée en vigueur

La présente charte entre en vigueur le 25/10/2021